給与計算

「そろそろ従業員を雇いたいな…」とお考えの経営者・人事担当者の皆さま、実は今が一番大切な時期です！！実は、採用活動の運命は「事前準備」の取り組み具合によって大きく左右されます。

この記事では「従業員を雇う前に最低限完了したい３つのステップ」を徹底解説します。

①会社のルールを決める(就業規則の作成)

従業員を雇う前、最優先にするべきことは「会社のルール」を決めることです。

就業規則とは、会社のルールブックです。従業員（以下「労働者」）の人数によって必要な対応が異なります。

常時10名以上の労働者を雇用する事業所の場合

常時10名以上の労働者を雇用する事業所は、就業規則の「作成」義務と、労働基準監督署への「届出」義務があります。

作成届または変更届の提出を怠った場合、30万円以下の罰金が科せられます。

常時10名未満の労働者を雇用する事業所の場合

常時10名未満の労働者を雇用する事業所は、法律上、作成・届出の義務はありません。

ただし、作成して申請すれば、正式な就業規則として認められます。スポット社労士くんでは、10名未満の労働者を使用するお客様に対しても、就業規則の作成を強くお勧めしております。

ところで、就業規則はなぜ必要なのでしょうか？

近年、従業員を守るための法律が成立・施行され、従業員の「自分たちは守られている」という意識も高まっています。したがって会社に対しても、法律に違反せず、安心安全な経営を運用するためのルールが求められます。

就業規則は、従業員と会社との間に起こる様々なトラブルから会社を守るために欠かせないものです。

また、就業規則がないと実現できないこともあります。

就業規則がないとできないこと

①懲戒処分(解雇、出勤停止、給与の減額など)

懲戒処分を執行するためには、処分の根拠(理由)をあらかじめ就業規則に定めておかなければなりません。

②助成金の受給

「キャリアアップ助成金」など、就業規則の提出が受給条件となる助成金が多数あります。

では、実際にどのようにして作成すればいいのでしょうか？実は就業規則は、社長・役員でも作成できるものです。

就業規則の内容には、必ず記載しなければならない3つの事柄があります。

「たった、これだけ！？」と思うかもしれませんが、その他のルールについては、会社によって必要なルールを個別に考えます。

こうして完成した就業規則の見本が、こちらなります。

厚生労働省：モデル就業規則について

https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/zigyonushi/model/index.html

イメージできましたか？

社労士事務所に就業規則の作成を依頼すると、相場として20～30万円程度の費用が掛かります。高額な費用を払ってまで、わざわざ専門家にお願いする必要はあるのでしょうか？

それはズバリ、社労士が作成したほうが「安全・安全」だからです。

労務管理という本業ではないところに多大な時間と労力を割くのは、惜しいです。法令や世間相場からかけ離れたルールを作ってしまう恐れもあります。

しかも、就業規則は何度も作り直す必要があります。頻繁に起こる法改正に対応しなければならない他、企業の成長段階によって組織の在り方や従業員の考え方などは日々変わるためです。いちいち変更するのは面倒ですよね。

そんな時こそ、私たち社労士の出番！専門家として法令遵守はもちろんのこと、ご希望を伺いながら貴社オリジナルの就業規則を作成いたします。

スポット社労士くんでは就業規則の作成を１回につき8万円～承っております。

詳しくは【こちら】をご覧ください。

ちなみに就業規則は専門的な内容で、かつ紙で作成することが多いため、目を通さずに紛失してしまうことが多い書類です。

残念ながら「就業規則をなくしてしまった」「就業規則をちゃんと読んでいない従業員とトラブルになってしまった」というご相談が後を絶ちません……。

そこで、スポット社労士くんは、「動画で就業規則をお知らせするサービス」をリリースしました。

詳しくは【こちら】をご覧ください。

➁給与計算の仕組みを整える(給与計算クラウドの導入)

給与計算には次の３つのステップがあります。

一見すると、簡単そうに見えますが、欠勤・早退など従業員一人一人の出勤簿を確認し、定期的に変わる社会保険料を確認して、給与明細を人数分コピーして確認して……。

しかも、今後人数が増えたとしたら、毎月この苦痛な作業に時間をかけることになってしまいます。
さらに、2023年からは労務の法改正ラッシュが始まりました。

給料計算の方法がさらに複雑になり、データ管理のデジタル化が加速しています。

そんな皆様にこそおすすめしたいのが、人事労務クラウド。労務をシステム化することで、「早く」「正確な」作業が可能になり、経費削減につながります。給料計算はコンピューターが行う時代です。

これを機に『労務のDX(デジタルトランスフォーメーション)化』＝アナログからデジタルへの移行を進めませんか？

数あるクラウドの中でも、スポット社労士くんがオススメするのは「freee人事労務」。それは、「freee人事労務」が
多様な労務業務を1つのクラウドソフトで管理することができるからなのです。

ちなみに「freee人事労務」は、
知識ゼロの大学生が１人で入社手続き申請を完了するくらい、誰でも簡単に利用することができます。
給与計算については、定期的に改正される保険料率をその都度反映し、自動で給与計算を行います。労務の専門知識がなくても、「早く・正確に」処理することができます。

➂必要書類を準備する

従業員を雇った時に、必要な書類は以下の通りです。最低限必要なものは★マークで表示しました。下線のものはスポット社労士くんにて、テンプレートをご提供しますので、お気軽にご相談ください。

• 入社誓約書★
• 入社時秘密保持誓約書★
• 住民票記載事項証明書（氏名・住所の証明）★
• 身元保証書（原則父母兄弟または近親者に限る）★
• 源泉徴収票（入社の年に給与所得のあった者）
• 通勤手段と経路（通勤区間の始点・終点）
• 雇用保険被保険者証（前職のあった者）
• 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
• 個人番号カードまたは通知カードおよび本人確認のために会社が必要と認める書類
• 退職証明書
• その他会社が必要とする書類

入社誓約書とは、就業規則や服務規律、秘密保持に関することを記載した書類のことです。
住民票記載事項証明書は、従業員の身元を証明するために必要です。従業員に提出を依頼しましょう。
身元保証書は、万が一、通勤・勤務中にケガや病気を負った場合や、従業員が連絡が取れない状況に陥った場合に連絡手段として使用します。
個人番号カードまたは通知カードおよび本人確認のために会社が必要と認める書類は、提示の場合は原本を提示してもらい、送付の場合は写しを送付してもらいましょう。