基礎知識

今回は給与計算にかかる時間を、手計算と給与計算クラウド「freee人事労務」を使って比較しました！

給与計算には次の３つのステップがあります。

➀従業員が打刻した勤怠情報の確認

➁各種手当・控除・支給額の計算

③給与明細書の発行

従業員が20名在籍している企業の2023年4月分の給与計算を行う場合を考え、 給与計算にかかった時間を計測します。

まず、新卒入社のAさんを例に１人あたりにかかる時間を計測します。

Aさんの情報

➀タイムカードをコピーして、残業の合計時間を計算する。

ポイント

②従業員負担分の控除(健康保険・厚生年金保険・雇用保険・所得税)の計算 

Aさんの場合

※保険料は人によって異なります。

※対象者40歳以上の場合には介護保険料がかかります。

控除額の合計は44,744円でした。

③給与明細シートに転記

今回、給与明細シートはMicrosoft社の無料テンプレートを使用しています。 

手計算は、入力・確認箇所が非常に多くなるのが特徴です。遅刻や休日出勤などイレギュラーが多いこともあり、ミスをしていないか不安になって何度も確認しているうちに、支給日ギリギリになってしまいます。 

Aさん一人にかかった時間は１０分。全員分計算すると、１０分×２０人＝２００分もかかってしまいます。

今回は、スポット社労士くんがオススメするクラウド計算ソフト「freee人事労務」を使用しました。

➀従業員本人(Aさん)が勤怠情報をシステムに直接入力

➁労務担当者が勤怠記録を確認

休憩・残業・休日出勤や有休休暇の有無が一目で分かります。リスト表示にすると1日の働き方が瞬時に分かります。項目ごとに色分けされているため、知りたい情報をすぐに見つけることができます。

③給与明細の発行

「メニュー」の「給与明細→該当従業員」をクリック。給与計算も各種控除も、自動で計算されます。

④誤りがないか確認し、5月支払い分の給与明細を「確定」する。

給与明細はシステムの「明細一覧」に表示され、従業員はブラウザやアプリから確認することができます。紙の明細を発行する手間がなくなります。

システムに勤怠情報を従業員が直接入力することで、労務担当者の負担が削減されます。各種手当・控除は初期設定を完了した後は自動入力されるため、計算の手間がなくなりました。

Aさん一人にかかった時間はなんと１分。全員分の計算は、１分×２０人＝２０分で完了しました。

今回は「20名分の給与計算にかかった時間」を「アナログ vs デジタル」で計測しました。

アナログで給与計算を行った場合は200分、デジタルで給与計算を行った場合は20分かかりました。デジタルで行った場合、アナログに比べて10分の1の時間で給与計算を完了することができました！

freee人事労務には、「勤怠アラート」という機能があり、自動で勤怠の入力漏れや休憩時間に不足がないかをチェックしてくれます。また、給与明細はお手持ちのスマホ・PCからいつでも、何カ月前のものでも確認することができるので、「明細を無くす」という事態にはなりません。

社会保険料率や雇用保険料の変更の際に、freeeは自動的にアップデートされます。Excelの関数を変更し忘れて計算を間違える心配はありません。

さらにfreeeでは、給与確定後に月額変更届の対象者をお知らせしてくれるため、提出を忘れる心配もありません。

面倒なバックオフィス業務を自動化してくれるfreee人事労務、ぜひ導入してみませんか？

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