基礎知識

講師は、社会保険労務士・キャリアコンサルタントであるスポット社労士くん社会保険労務士法人シニアマネージャーの溝渕麻理を講師に招き、「人が採れない会社はなぜハローワークを使わないのか」というテーマでセミナーを行いました。

勤怠管理と給与計算の仕組みについてお伝えしたいと思います。

スポット社労士くんについて

初めてスポット社労士くんのセミナーをお聞きになる方もいらっしゃると思うので簡単にスポット社労士くんについてご紹介します。

スポット社労士くんは、社労士と顧問契約するのではなく、必要なときに、必要な手続きだけをスポットで依頼できるサービスです。

社労士の仕事というのは重要ではあるんですがなかなか毎月はない仕事が多いです。

例えば入社手続き、雇用保険・社会保険の取得、就業規則の作成、助成金の手続きと、一度で完結するが非常に重要な仕事が多いです。

今日のクラウド給与・勤怠については後ほど詳しく説明しますが初期設定が非常に重要になります。

誰かが手でexcel を操作してとか電卓を叩いて給与計算をする時代は終わりました。

1回設定すればあとは自動でクラウドでやってくれるという意味においては、毎月私たちが尽力を尽くして何かをするという時代ではありませんので、まさしく給与計算こそスポットの形式が向いているかと思います。

給与計算のはらむリスク

では早速内容に行きましょう。

給与計算がはらむリスクで一番大きいのは、これ何か間違ってるんじゃない？ということです。

意外とこれは従業員は言ってこないんですね。まだ何かおかしいかなと思っているだけで、非常に表には出てきにくいです。

「おかしいんだったらちゃんと計算して」という不安・不満を抱き、それが確実に間違っていると確信すると不信感を会社に抱きます。

そして不満が爆発し、こんな会社辞めてやる、未払残業も請求してやるとトラブルが発生します。

実際の労務トラブル〜A歯科医院の場合

では実際にあった例です。

まず給与計算にまつわる労務トラブルをご紹介したいと思います。

こちらは歯科医院です。

給与計算に対する不信感から最後は不満を爆発させた社員が退職を申し出るということに至りました。

社員同士で話をしたところ他の社員にも波及し、集団退職の可能性が出てきました。

医院経営が危機に直面するというとんでもないことが起きたんですね

この従業員の言い分はこうです。

「院長の給与計算は間違っている。会計事務所にお願いしてるから間違いないと院長は言うけれどもこれは絶対おかしい。他のスタッフもみんなそう思ってるんですよ。こんないい加減なところでは大事な自分の時間を使って働けないのでやめさせてもらいたい。今までの残業代を計算し直して不足分を支払って下さい。やってくれないならしかるべきところに相談します。

この従業員はかなり怒っています。

院長は「この歯科衛生士さんは社員の中でも最も影響力のあるスタッフだから、他のスタッフも巻き込んで集団退職なんてことになったら本当に一大事だ」と非常に焦りました。

すぐに給与計算をきちんとやりなおしたいということで会計事務所に連絡をしました。

多くの中小企業さんは何かあるとまず会計事務所に連絡すると思います。

会計事務所さんはその連絡を受けて、「残業代の集計作業はそういう風に言われちゃうと不安だよね。なんとなく今までやってただけなんだよね」ということで、院長の許可を得た上でスポット社労士くんに残業代の計算を依頼しました。

社員8人、過去2年分の残業代計算を依頼することになりました。

まず私たちスポット社労士くんは、タイムカードと賃金台帳をチェックして問題の所在を把握しました。

その結果、過去2年で合計480万円の残業代があったのに、200万円しか払っておらず、差し引き280万円分の未払残業代が生じていたことが判明しました。

このクリニックの平均賃金は23万円で、それほど高くはありませんでした。1カ月の平均残業時間も1人15時間程度なので、平均すると1日45分くらいであまり長くありません。なのでそれほど大ごとではなさそうに思えますが、それでも8人分で2年分となると残業代は480万、500分近くになってしまい、そのうち未払いであった280万をこれから支払わないといけなくなりました。

この事件は2019年でしたが、2020年の4月からは賃金請求権が2年から3年に延長になりました。

請求額は5割増しになります。この医院だと約750万になります。

給与計算というのは正しく出来て当たり前の仕事です。

社員に不信感を抱かれたり不満を爆発されないよう、ミスのない仕組みづくりが大事になってきます。

給与計算ですべきこと

ということで このような給与計算という仕事の流れを見てみましょう。それぞれの項目の手間度合いを考えます。

①まず日本の労働基準法はすべて時間が基本になってますので、まず労働時間の集計をします。

この部分はとても手間がかかると考える経営者が多いです。

労働時間の集計は、ただ足し算すればいいわけではないのでとても面倒です。

なぜかというと、残業は何時間、深夜は何時間、休日出勤扱いは何時間というふうに細かく分ないといけないからです。

②そして時給・割増賃金・支給額も計算します。

①で出した労働時間を賃金に変換します。月給も時給に換算しないといけないんです。月給20万の人も、時給はいくらか計算しないといけないので、割増賃金・支給額・時給の計算も相当手間がかかります。

③税金や保険料の計算の手間度合いは普通くらいです。

④ここまでやってしまえば、差引支給額の計算は後は簡単です。

⑤給与明細の発行も、紙で印刷するので意外と面倒だなという会社さんが多いです。

圧倒的に手間とミスが生じているのは労働時間の集計と割増賃金です。

それを踏まえて、先ほど例に出したA歯科医院は何がいけなかったのかを考えていきましょう。

A歯科医院の給与計算①労働時間

まず労働時間から聞きました。

A歯科医院の労働時間は紙のタイムカードで勤怠管理をしていました。

そして院長が残業時間や勤怠の控除時間を集計していました。面倒ですね。

ここで、院長はあるミスを犯していました。どんなミスでしょうか。

それは「日々の労働時間を30分で丸めていた」ということです。これはやってはいけないことです。

紙のタイムカードは1分単位で出てきて計算が面倒だから30分で丸める、これはダメです。

A歯科医院の給与計算②割増賃金の計算

次は②の割増賃金支給額の計算なんですが、時間が集計できたらそこから残業代などを計算するわけです。

ここでも院長はあるミスを犯していました。どんなミスだと思いますか？

残業代の計算には時給が必要です。

月給（例えば23万）を時給に直すには割り算をします。1ヶ月の労働時間で割り算すると1時間の時給単価が出ます。それをなぜか実際の労働時間とは違う176時間で割っていました。

また、月給から職務手当を除外していました。

そしてさらに大きな単純ミスとして、残業代を割増なしで通常の時給で計算していました。とんでもないですね。

割増残業代は1.25倍しないといけないのに、これをしていませんでした。致命的です。

A歯科医院の給与計算③

では残りの③④⑤、税金・保険料の控除、差引支給額の計算、給与明細の配布をします。

これは院長が支給額を会計事務所に連絡して、会計事務所が計算して、会計事務所が給与明細を作成して委員長に送付していました。

このパターンは結構多いのですが、ミスはないんだけど委員長と会計事務所のやり取りで煩わしいですね。そして給与明細を紙で印刷・配布するのは面倒ですよね。

A歯科医院の抱えていた問題点

以上のようにA歯科医院では、

・労働時間の集計で丸めてはいけないところを丸めていた

・月給から自給に換算するときの1か月の労働時間を間違えた

・職務手当を無視してしまった

・残業代の割増をしていなかった

そして、ミスではありませんが

・会計事務所とのやりとりが面倒だった

という問題がありました。

セミナーレポート後半では、A歯科医院はどのように対処すれば良かったのか、正しい対応を簡単に行うにはどうすればいいのか、より具体的にご説明いたします！

セミナーレポート後半はこちら

セミナー動画はこちら

お問い合わせはこちら