就業規則の作成義務とは？メリットや注意点・手順を解説

「就業規則」は会社のルールブックですが、以下のような悩みによって作成・見直しに踏み切れない中小企業の経営者の方も少なくありません。

「就業規則の作成義務は知っていても、手続きが面倒そう」

「費用を抑えつつ、適切な就業規則を作成するにはどうしたらよいか」

そこで今回は、就業規則の作成義務やメリット、注意点を解説します。

作成から届出までの具体的な手順や社労士などの依頼先、費用相場を紹介しています。また、助成金を活用し費用負担を軽減する方法も解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

就業規則の作成義務とは

就業規則は、労働条件や職場秩序に関する基本的なルールを明文化した、法的効力を持つ重要な文書です。

単なる社内ルールではなく、従業員との契約内容を統一する役割があります。労使間の認識ずれやトラブルを未然に防ぎ、迅速な対応にも役立つでしょう。

近年は働き方改革や雇用形態の多様化により、就業規則の重要性が一段と増しています。中小企業でも、法令遵守とスムーズな労務管理を実現するため、正確な理解と整備が欠かせません。

常時10人以上の労働者に発生する

就業規則は、常時10人以上の労働者を使用する事業場に作成義務があります（労働基準法第89条）。

この「常時」とは一時的な減少を含まず、恒常的に雇用している人数を基準とします。人数のカウントは企業単位ではなく、支社や営業所など事業場ごとにされるのはご存じでしょうか。

複数の拠点を展開する企業では、それぞれの拠点で就業規則の整備と届け出が必要です。

10人未満の事業場にも義務はありませんが、労働条件の明確化やトラブル防止の観点から作成が推奨されます。

違反すると法律による罰則がある

就業規則を作成し、提出義務に違反した場合、労働基準法第120条に基づき、30万円以下の罰金が科されます。

これは法人に限らず、個人事業主にも適用されるため注意しましょう。さらに、就業規則の未整備は労務トラブルの温床となり、不当解雇と判断されて企業が多額の賠償命令を受けた判例もあります。

罰則以上に、社会的信用の低下や訴訟リスクが重大な経営リスクとなるため、適切な整備が欠かせません。

パートやアルバイトも人数に含まれる

就業規則の作成義務における「常時10人以上の労働者」には、正社員だけでなくパートやアルバイトも含まれます。

雇用形態や契約期間に関係なく、会社に雇用され賃金を得ている労働者すべてが対象です。そのため、非正規社員が多い職場でも労働者数が10人以上であれば義務が発生します。

正社員と異なる就業条件で働く場合は、パート用の就業規則を別途作成するか、通常の規則に明記する必要があります。全従業員を対象にしたルール整備が、公平な労務管理につながるでしょう。

就業規則を作成するメリット

就業規則は、労働条件や職場の秩序を明文化し、企業の信頼性を高める重要な文書です。

単なる法的対応にとどまらず、従業員が安心して働ける環境を整え、生産性や定着率の向上にもつながります。就業規則は、安定的な企業成長を支える実務的ツールとして有効です。

労使間の無用なトラブルを防ぐ

就業規則を整備することで、賃金・労働時間・退職などの条件が明確になり、認識のズレによるトラブルを防げます。

たとえば懲戒処分する際も、手続きや理由が明記されていれば、不当解雇と判断されるリスクを回避できます。明文化された規定により、問題発生時の迅速かつ公平な対応が可能になるでしょう。

職場の規律が明確になり生産性が上がる

就業規則には、職場の秩序や行動ルールが統一的に示されており、従業員の役割や責任が明確になります。

その結果、組織全体の方向性が共有され、生産性向上やチームの一体感の醸成につながるでしょう。さらに、ハラスメントや情報漏洩に関する規定も安心して働ける環境づくりに貢献します。

国の助成金申請で必要になる

就業規則は、キャリアアップ助成金などの申請条件として必要になるケースがあります。

制度導入時に該当内容を規則に明記しておくことで、助成金の対象になります。これにより、中小企業でも人材育成や働き方改革を支援する制度を活用しやすくなり、資金調達の選択肢が広がるでしょう。

経営の安定や成長を図るうえで有効な対策です。

就業規則を作成するときの注意点

就業規則は、従業員との関係を整え、トラブルを防ぐ重要な制度です。

中小企業の経営者にとっては、コストを抑えながら法的に有効な規則を整備することが、安定経営に欠かせません。ここでは、作成時に注意すべき3つのポイントを解説します。

労働基準法より不利な内容は無効になる

就業規則は、労働基準法や労働契約法などの法令に適合している必要があります。

有給休暇の日数を法定以下に設定しても、その規定は無効とされ法令が優先されるのはご存知でしょうか。また、合理性のない不利益変更も禁止されており、従業員の同意や妥当性が求められます。

違反した場合、30万円以下の罰金に加え、企業の信頼低下や訴訟リスクにもつながるため注意しましょう。

会社のルールとして実態に合わせる

就業規則は、テンプレートをそのまま使わず、自社の実情に合わせて設計することが大切です。

「モデル就業規則」は参考になりますが、中小企業には合わない内容も含まれており、そのまま使うと運用トラブルの原因になりかねません。

事業内容や働き方に応じて、労働時間・賃金・休職制度などを具体的に整備する必要があります。不一致があると従業員との認識にズレが生じやすく、トラブルの火種になるでしょう。

作成後は必ず従業員へ周知する

就業規則は、作成して届け出るだけでは効力が発生せず、従業員への「周知」が法的に義務付けられています（労働基準法第106条）。

掲示、書面配布、イントラ掲載など、いつでも閲覧できる状態を整備することが必要です。周知が不十分な場合、規則が無効と判断され、懲戒処分などが適用できなくなるおそれがあるので注意しましょう。

変更時も同様に周知が必要で、怠ると30万円以下の罰金や、規則の効力が否定されるリスクもあります。

就業規則の作成から届出までの流れ

就業規則は、労使トラブル防止や職場環境の整備に欠かせない法的文書です。

中小企業においても、信頼性を高める経営ツールとして重要な役割を果たします。作成を怠ると、労働基準法違反による罰則リスクが生じるため、正しい手続きが欠かせません。

原案作成から意見聴取、届出、周知まで一連の流れを丁寧に実行することが求められます。

記載すべき事項を盛り込み原案を作る

就業規則の原案には、始業時刻・賃金・退職条件などの「絶対的必要記載事項」を必ず盛り込む必要があります。

また、退職金や災害補償、安全衛生など制度がある場合は「相対的必要記載事項」として明記が求められます。福利厚生や服務規律などは「任意的記載事項」として自由に追加可能です。

テンプレートの使用は手軽ですが、内容が自社の実態と合わないケースが多いので注意しましょう。トラブルを防ぐためには、弁護士や社労士など専門家によるチェックを受けることを推奨します。

労働者代表の意見書を添付する

就業規則を作成・変更する際は、労働者の過半数を代表する者の意見聴取が法律で義務付けられています。

代表者は、管理職以外の従業員から民主的に選出する必要があります。聴取はあくまで意見を聞く行為であり、内容に反対意見があっても効力には影響しません。

意見は「意見書」として書面にまとめ、届出時に必ず添付してください。このプロセスは、従業員の関心や理解を促す上で重要な役割を果たします。

管轄の労働基準監督署へ届け出る

就業規則を作成・変更した後は、事業場ごとに管轄の労働基準監督署へ届け出る義務があります。

提出書類は、就業規則本体、変更届、意見書の3点で、原則2部用意し1部を会社に保管しましょう。届け出は「遅滞なく」が原則で、施行日前でも可能です。

ただし、届出だけでは効力は発生せず、従業員への「周知」が必須です。周知を怠ると、就業規則の効力が認められず懲戒処分などが無効と判断され、30万円以下の罰金が科せられるリスクもあります。（労基法106条）。

就業規則作成の依頼先と費用

就業規則は、労働条件を明確にし、法令遵守とトラブル防止を図る重要な社内ルールです。

常時10人以上の従業員を抱える事業場では、作成と届け出が法律で義務化されており、違反時には罰則もあります。自社での作成には専門知識や時間が必要なため、外部の専門家に依頼することで精度と効率が向上します。

依頼先は社会保険労務士が一般的

就業規則の作成は、社会保険労務士に依頼するのが一般的です。

社労士は労務管理と法令に精通しており、企業の実情に合った内容を法的に整えた形で作成できます。労務トラブルを想定する場合は、訴訟対応に強い弁護士の関与も検討価値があります。

専門家を選ぶ際は、資格だけでなく、企業側寄りか労働者側寄りかといったスタンスも確認してください。無資格コンサルへの依頼は法的リスクを伴うため避けましょう。

作成費用の相場は10万円から30万円

就業規則の作成費用は、社会保険労務士へ依頼する場合、一般的に10万円〜30万円が相場です。

新規作成か改定か、従業員説明会の有無などで費用は変動します。自社作成は表面上コストを抑えられますが、法知識の習得や作業時間を考慮すると外部依頼のほうが効率的な場合もあるでしょう。

ネット上のテンプレートは便利ですが、実態と合わない内容が混在しており、将来的なトラブルを招くリスクがあるため注意が必要です。専門家によるリーガルチェックを推奨します。

助成金を活用して費用負担を軽減する

就業規則の整備には、雇用関係助成金を活用することで費用負担を抑える方法があります。

たとえばキャリアアップ助成金などは、就業規則への制度記載が支給条件になるケースもあります。助成金は融資と異なり返済不要なため、中小企業にとって実用的な支援策です。

整備が不十分だと申請時に要件を満たせず、支給を逃すこともあるため、早めに準備をしましょう。

まとめ｜就業規則を作成して従業員が安心して働ける職場環境を実現しよう

就業規則は、労使トラブル防止や助成金申請に不可欠であり。常時10人以上の労働者がいる事業場では作成・届出が義務であり、違反すると罰則があります。

• 法令と実態に沿った内容とする
• 作成から届出、周知の手順を確実に行う
• 専門家への依頼や助成金活用を検討する

就業規則を適切に整備し、従業員が安心して働ける職場環境を実現することで、会社を成長させていきましょう。

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