給与計算のやり方とは？基礎知識や注意点を徹底解説

2025年7月9日

給与計算は企業の人事労務業務における重要な基幹業務の一つですが、単純な数値計算ではなく、労働基準法や社会保険法などの複雑な法令に基づいて行う必要があります。

従業員への正確な給与支払いはもちろん、税務署や年金事務所への適切な届出・納付までを含む一連の業務は、専門知識なしには適切に対応できません。

本記事では、給与計算の基本的な流れから必要な知識、実務上の注意点まで、給与計算業務に携わる方が知っておくべきポイントを詳しく解説します。是非参考にしてみてください。

給与計算とは

給与計算とは、従業員に対して毎月支払う賃金を正確に算出し支払う業務です。

給与計算は単なる計算業務ではなく法令遵守しなければなりません。そのため、給与計算担当者は法令に関する知識と理解が必要になります。

勤怠データの取得から始まり、総支給額および各種控除額を計算し、支給額(手取り額)を確定します。そして振込手続きを行い、法定帳簿への記録、社会保険料などの税金の納付といった一連の業務があります。

給与に含まれる項目

給与計算を行う場合、給与に含まれる項目を知っておく必要があります。給与計算を行う際は就業規則を必ず確認してください。

給与計算は、「①総支給額-②各種控除額＝③支給額(手取り額)」といった給与計算式で支給額を求めることができます。

①総支給額に含まれる支給項目および②各種控除額に含まれる控除項目は以下があります。

総支給額に含まれる支給項目

基本給：雇用契約で定められた固定額
役職手当：従業員の役職に応じた費用
通勤手当：従業員の自宅から勤務先までの通勤にかかる費用
住宅手当：住宅ローンや家賃などを補助する費用
家族手当：配偶者や子どもなど扶養家族がいる場合の費用
資格手当：特定の資格を保有している場合の費用
残業代：1日8時間(週40時間)を超えて労働した場合に支払われる費用
深夜割増代：22：00～5：00に労働した場合に支払われる費用
休日割増代：法定休日に労働した場合に支払われる費用

各種控除額に含まれる控除項目

社会保険料：健康保険・厚生年金保険・介護保険などの費用
雇用保険料：公的な労働保険制度である雇用保険の費用
源泉所得税：1月1日〜12月31日までの1年間に従業員が得た所得に対して課される費用
住民税：収入や住んでいる地域によって異なる行政サービスを維持するための費用

支給額(手取り額)

総支給額―各種控除額＝支給額(手取り額)

給与計算のやり方

先ほども述べた通り支給額は、「①総支給額を計算→②各種控除額を計算→③支給額(手取り額)を計算」という流れで算出することができます。

給与計算の具体的な方法は以下の通りです。

ステップ1：勤怠管理データの収集・確認

出退勤データ：タイムカードや打刻ログ、勤怠管理システムから出退勤時刻を取得します。
休暇・欠勤情報：有給休暇、欠勤、遅刻早退などを確認します。
残業時間算出：所定労働時間を超えた時間を計算します。

勤怠管理データの収集や確認する際、入力漏れや重複を防ぐためにシステム情報と手入力データを二重チェックをしましょう。

ステップ2：総支給額の算出

基本給
- 月給制：毎月固定
- 日給・時給制：（時給または日給）×勤務時間
残業手当
- 残業代＝時給×割増率×残業時間
- 法定割増率：時間外25%、深夜25%、休日35%
各種手当
- 役職手当、通勤手当、住宅手当などは社内規定に従って計算

ステップ3：控除額の算出

健康保険料・厚生年金保険料・介護保険料
- 標準報酬月額表に基づき算出
雇用保険料
- 給与額×雇用保険料率
源泉所得税
国税庁「給与所得の源泉徴収税額表」を参照
住民税
- 前年課税所得に基づき課税額を算出

ステップ4：支給額の算出

支給額＝総支給額－各種控除額
総支給額：基本給＋残業代＋各種手当
各種控除額：社会保険料+厚生年金保険料+介護保険料＋雇用保険料＋源泉所得税＋住民税

最終的な支払額と給与明細を確定し、振込依頼の準備をします。

ステップ5：金融機関への振り込み

銀行振込依頼
- インターネットバンキングや会計ソフトから一括振込を行います。
給与明細の発行
- 電子または紙による給与明細の発行を行います。
法定帳簿への記録
- 賃金台帳、出勤簿など必須帳簿に記載します。

ステップ6：社会保険料・税金の納付

社会保険料の納付
- 協会けんぽの場合は翌月末日までに「納付書を金融機関に持っていく」「口座振替」「電子納付：Pay-easy」いずれかの方法で納付します。※ただし、健康保険組合に加入している場合は組合の規定に従ってください。
住民税の納付
- 翌月10日までに「納付書」「窓口での支払い」「eLTAXの地方税共通納税システム」などの方法で納付します。
源泉所得税の納付
- 翌月10日までに「窓口納付」「電子納税」「コンビニ納付」「クレジットカード納付」の方法で納付します。

給与計算を行う際のポイントと注意点

ここでは、給与計算を行う際のポイントおよび注意点を5つ挙げます。

賃金支払い5原則を守る
地域の最低賃金ルールを確認する
残業代の支払いを確認をする
従業員の情報を把握する
情報漏洩に注意する

それでは、各項目について詳細を見ていきましょう。

賃金支払い5原則を守る

給与を支払うためには、「賃金支払い5原則」を守らなければなりません。守らない場合は労働基準法違反になってしまいます。

賃金支払い5原則は以下の5項目です。

通貨で支払う：賃金は原則として日本円で支払う必要があります。現物給与は原則として認められていません。
直接労働者に支払う：賃金は原則として従業員本人へ直接支払わなければなりません。ただし長期的に入院する場合や裁判所による差し押さえがある場合などは例外です。
全額払いをする：従業員に全額賃金を支払わなければなりません。未払いや不当な天引きは違法です。また分割払いもできません。
毎月1回以上支払う：給与は原則として最低月1回以上、従業員に支払う必要があります。月1回以上であれば、週払いや日払いも可能です。
一定の期日を決めて支払う：賃金は支払日を事前に決めた日に遅延なく支払う必要があります。支払日が休日にあたる場合は、前倒しで直前の営業日に支払うのが原則となります。

地域の最低賃金ルールを確認する

最低賃金は、都道府県ごとに設置されている最低賃金審議会による審議を経て毎年10月頃に改定されます。

業種や地域によって最低賃金が異なる場合があるため注意が必要です。

残業代の支払いを確認をする

残業には法定内残業と法定外(時間外)残業があります。

法定内残業は、会社で決められた労働時間を超えて働いているものの、休憩を除いた労働時間が法定労働時間以内である残業のことをいいます。

一方、法定外残業とは、1日8時間(週40時間)を超える残業のことをいいます。

また、休日労働(法定休日に労働)や深夜労働(22：00～5：00に労働)などは割増賃金を支払わなければなりません。

従業員の情報を把握する

従業員によって扶養家族の有無や人数が異なります。また通勤経路や役職なども異なるため正確に従業員の情報を把握する必要があります。

情報漏洩に注意する

給与情報は個人情報であり守秘義務の対象となります。給与計算担当者は絶対に第三者へ給与情報を漏らしてはいけません。

給与計算でよくあるミスと防止策

給与計算でよくあるミスは主に6つあります。

保険料率の改定が反映されていない：定期的に社会保険料率は変更されるため、最新の社会保険料率を反映していないと給与計算を間違える場合があります。
データ更新漏れ：従業員が住所を変更したときの通勤手当の変更や、扶養家族の増減による家族手当の変更が反映されていない場合があります。
年齢の変化に伴う保険料の変化：40歳を超えると介護保険料が発生し、70歳や75歳になると健康保険や年金の扱いが変わります。これらの変更が反映されていないと余分な控除が発生します。
雇用形態の変更が反映されていない：アルバイトから正社員への変更や定年後の再雇用といった雇用形態や給与が変わる場合、適切に反映されていないと正しく給与計算ができません。
日割り計算を間違える：入社や退職が月の途中であった場合、給与は日割り計算となります。日割り計算は、控除対象となる手当の計算間違いが発生しやすいため注意が必要です。
手当が計上されていない：昇進したり新たに資格を取得した場合、手当が計上されていない場合があります。

給与計算のミスを防ぐには、以下の方法があります。